Stellenangebot Firmenprofil

Finde jetzt den perfekten Job für Dich Jetzt Job finden

erweiterte Suche

Wir, das Paul-Ehrlich-Institut,
sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt. Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.

Wir suchen für unser Referat Z7 „Organisation“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Bürosachbearbeiter/in (m/w/d)

Das Referat Organisation
ist im klassischen Sinn bisher eng auf die Gestaltung von organisatorischen Regelungssystemen und die Dienstpostenbildung und Bewertung dieser nach der TV Entgeltordnung Bund bzw. KGST-Verfahren ausgerichtet. Doch verbunden mit den Zielen aus der Organisationsuntersuchung sollen diese Aufgaben­felder sukzessive erweitert und ausgedehnt werden. Neben der klassischen Organisationsarbeit gewinnt dadurch das Organisationsmanagement zunehmend an Bedeutung. Dies umfasst einerseits die Durchführung von Organisationsentwicklungsmaßnahmen (Aufgabenkritik mit Prozessoptimierung und anschließender Personalbedarfsermittlung im Sinne des Organisationshandbuchs des BMI). Andererseits geht es auch um Fragen der Aufbau- und der Ablauforganisation und um strategische Themen der Planung und Steuerung.


Aufgaben
  1. Mitarbeit in grundlegenden Angelegenheiten und in Projekten
    • Unterstützung bei Beschaffungsvorgängen (Durchführen von Bestellungen, Preisrecherchen, Rechnungsbearbeitung etc.)
    • Inhaltliche Protokollführung von Besprechungen
    • Terminorganisation
  2. Regeln des Informationswesens
    • Betreuung zentraler Posteingänge (E‑Mail-Funktionspostfach, VBS-Verteiler etc.)
    • Elektronische Aktenführung und Führung von Organisationsübersichten
    • Administrative Vorgangsbearbeitung im Vorgangsbearbeitungssystem (Anlegen von Vorgängen, Zusammenstellung von Dokumenten, formales Lektorat etc.)
    • Erteilen von Auskünften und Zuarbeiten, Durchführung von automatisierten oder manuellen Datenabfragen und Auswertungen sowie Datenbankpflege
    • Durchführen von Recherchen gemäß Arbeitsauftrag
  3. Fortschreibung von organisatorischen Regelungssystemen (GVP, Organigramm, Organisationsverfügung etc.)
    • Regelmäßige Überprüfung auf Aktualität, Einpflegen von Änderungen
    • Ggf. stilistische Überarbeitungen, Veröffentlichung im Mitarbeiterportal
  4. Unterstützung in der Dienstpostenverwaltung
    • Inhaltliche und technische Anpassungen von Dienstpostenbeschreibungen und ‑bewertungen gemäß Arbeitsauftrag und regelmäßige Überprüfung auf Aktualität
    • Nachverfolgung von Bearbeitungsständen und -fristen
  5. ​​​​​​​

Profil
  • Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder Bürokauffrau/mann (m/w/d), Kauffrau/mann für Büromanagement (m/w/d), Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug
  • Kenntnisse im Themenbereich des Referats wünschenswert
  • Grundkenntnisse im Prozessmanagement und der Projektarbeit wünschenswert
  • Einschlägige Kenntnisse in der Anwendung von im Referat eingesetzter Software wünschenswert (z. B. MS Office, Adobe, VBS/DMS, ibo)
  • Hohes Maß an Selbstorganisation und die Fähigkeit zum selbständigen und kooperativen Arbeiten
  • Fähigkeit, sich schnell in unterschiedliche und komplexe Themengebiete einzuarbeiten
  • Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
  • Abteilungsübergreifendes, vernetztes Denken
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn). Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung.

Das Beschäftigungsverhältnis ist auf 3 Jahre befristet. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Der Dienstposten ist nach E 7 TVöD Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u. a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, Homeoffice, keine Kernarbeitszeiten), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.